Laatst bijgewerkt: 24 augustus 2026
1. Wie zijn wij?
Harmonie en Tamboerkorps St. Cecilia Zegge (hierna: "de vereniging") is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Vragen over deze verklaring? Neem contact op via bestuur@stceciliazegge.nl.
2. Welke gegevens verwerken wij?
2.1 Ledenadministratie
- Naam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer
- Bij jeugdleden: naam en contactgegevens van ouders/verzorgers
- Muzikale achtergrond (instrument, niveau, diploma, eerder lidmaatschap)
- Bankgegevens (IBAN, rekeninghouder) voor SEPA-incasso van de contributie
- Digitale handtekening bij akkoord op de inschrijving
- Lidmaatschapshistorie (onderdeel, start- en einddatum, onderscheidingen en jubilea)
2.2 Proeflessen en muzieklessen
- Proefles: naam en contactgegevens van de ouder/verzorger, naam en leeftijd van de leerling, voorkeursinstrument en ervaring
- Muziekles: de koppeling leerling–docent, lesdag en -tijd, aanwezigheid bij de les (presentie) en lesfacturen
De lesplanning (naam van de leerling, instrument en lestijd) delen wij met de leerlingen van dezelfde docent — bij jeugdleerlingen met hun ouders — zodat lessen onderling geruild kunnen worden. Adres- en contactgegevens delen wij daarbij niet.
2.3 Leden-app en portaal
- Inloggegevens (e-mailadres) en sessiegegevens
- Profielfoto: geheel vrijwillig — u kiest zelf of u een foto instelt en kunt deze op elk moment weer verwijderen
- Prikbordberichten, reacties en bijlagen die u zelf plaatst
- Aan- en afmeldingen voor repetities, optredens en andere activiteiten, en de aanwezigheidsregistratie daarvan
- Meerijden: wie er met wie meerijdt naar een activiteit, als u zich daarvoor aanmeldt
- Apparaat-token en notificatievoorkeuren voor pushmeldingen. Om een melding op uw toestel te laten verschijnen, sturen wij de titel en de tekst van die melding via Apple (iPhone/iPad) of Google (Android) — zie hoofdstuk 9. Zo'n melding kan een naam en een fragment van een bericht bevatten, bijvoorbeeld “Jan reageerde op uw prikbordbericht”.
2.4 Documentondertekening
- Naam en e-mailadres van ondertekenaars
- Digitale handtekening
- IP-adres en browser-informatie (voor verificatie)
- Tijdstempel van ondertekening
2.5 Financiële verwerkingen
- Contributiefacturen en incasso's
- Declaraties: omschrijving, bedragen, bonnen (bijlagen) en — alleen als dat afwijkt van het bekende rekeningnummer — een IBAN voor terugbetaling
- Vrienden/donateurs: naam, eventuele bedrijfsgegevens, contactgegevens, donatiebedrag en betaalwijze, en bij incasso een IBAN
2.6 Optredens en gastmuzikanten
- Optredensaanvragen: naam en contactgegevens van de aanvrager en de inhoud van de aanvraag
- Gastmuzikanten: naam, contactgegevens, instrument en deelname aan projecten
2.7 Foto's en beeldmateriaal
Bij inschrijving vragen wij toestemming voor het publiceren van foto's en video's waarop u herkenbaar in beeld bent (bijvoorbeeld van optredens en evenementen). Het bestuur publiceert geen foto's van leden die deze toestemming niet hebben gegeven. Foto-albums in de leden-app zijn alleen zichtbaar voor ingelogde leden.
2.8 E-mail en meldingen
Van verzonden systeemmails houden wij een logboek bij (ontvanger, onderwerp, verzendstatus), zodat wij kunnen zien welke berichten zijn verstuurd en problemen kunnen oplossen. Persoonsgegevens in dit logboek worden na 18 maanden automatisch gewist.
3. Grondslagen voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:
| Verwerking | Grondslag |
|---|---|
| Ledenadministratie, lessen en leden-app | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Contributie-incasso (SEPA) | Toestemming / machtiging (art. 6.1.a) |
| SEPA-mandaat en financiële administratie bewaren | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) |
| Profielfoto in de leden-app | Toestemming (art. 6.1.a) — in te trekken door de foto te verwijderen |
| Publicatie van foto's en video's | Toestemming (art. 6.1.a) |
| Proeflesgegevens | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| Optredensaanvragen en offertes | Uitvoering of voorbereiding overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Gastmuzikanten en donateurs | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Ondertekeningsgegevens | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Verenigingsarchief oud-leden (jubilea, reünies) | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| Subsidieaanvraag en -verantwoording bij de gemeente | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| Audit trail (logboek van handelingen) | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
4. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Lidmaatschapsgegevens | Duur lidmaatschap + 2 jaar |
| Naam en lidmaatschapsjaren van oud-leden | Verenigingsarchief (jubilea en reünies); overige contactgegevens alleen langer als u bij uitschrijving koos voor "gegevens bewaren voor contact" |
| IBAN / bankgegevens | Tot verwerking door de penningmeester; bij opzegging direct gewist |
| SEPA-mandaat (document) | 14 maanden na laatste incasso |
| Facturen en boekhouding | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Proeflesgegevens | 6 maanden na afronding |
| Gegevenswijzigingsverzoeken | 14 maanden na afhandeling |
| Profielfoto | Tot u deze verwijdert, uiterlijk tot het einde van het lidmaatschap |
| Gastmuzikanten | 18 maanden na de laatste activiteit, tenzij u instemde met langer bewaren |
| Ondertekeningsgegevens | Levensduur document + 7 jaar |
| E-maillogboek (persoonsgegevens) | 18 maanden |
| Logboek pushmeldingen | 6 maanden |
| Apparaat-tokens (leden-app) | 6 maanden na laatste gebruik |
| Audit trail | 7 jaar |
Een dagelijkse, geautomatiseerde opschoning verwijdert of anonimiseert gegevens waarvan de bewaartermijn verstreken is.
5. Minderjarigen
Een deel van onze leden en leerlingen is jonger dan 16 jaar. De inschrijving van een jeugdlid gebeurt door een ouder of verzorger; die geeft ook de toestemmingen (zoals voor foto's) en ontvangt de communicatie over het lidmaatschap en de lessen. Een jeugdlid met een eigen app-account beheert uitsluitend zijn of haar eigen profielfoto.
6. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:
- Versleuteling: bankgegevens worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM
- Minimale opslag: bankgegevens worden verwijderd zodra de penningmeester ze verwerkt heeft
- Toegangscontrole: toegang tot persoonsgegevens is per rol en per taak geregeld; alleen bestuurs- en commissieleden met de juiste rechten hebben toegang
- Beveiligde downloads: geüploade documenten (handtekeningen, mandaten, bonnen, foto's) zijn nooit rechtstreeks via internet op te vragen, maar alleen via een geautoriseerde download
- Audit trail: alle acties op gevoelige gegevens worden gelogd
- HTTPS: alle communicatie is versleuteld via TLS
- Sessiebeveiliging: automatische uitlog na 30 dagen inactiviteit
7. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
- Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
- Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid")
- Recht op beperking: u kunt vragen de verwerking te beperken
- Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Om uw rechten uit te oefenen, neem contact op via bestuur@stceciliazegge.nl. Ouders/verzorgers kunnen deze rechten uitoefenen namens hun minderjarige kind. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
7.1 Uw account en gegevens laten verwijderen
Gebruikt u de leden-app of het ledenportaal? Dan kunt u zelf een verwijderverzoek indienen via de pagina Account en gegevens verwijderen. U bevestigt daar eerst uw identiteit met een code die wij naar uw bij ons bekende e-mailadres sturen; u hoeft dus geen gegevens achter te laten die wij nog niet hebben. Het bestuur handelt het verzoek binnen 30 dagen af en bericht u zodra het is uitgevoerd.
Wij verwijderen dan uw account, uw profielfoto, uw apparaat-tokens en de gegevens uit uw lidmaatschapsdossier. Een deel van uw gegevens moeten of mogen wij langer bewaren: facturen en boekhouding 7 jaar (fiscale bewaarplicht), het audit trail 7 jaar, en uw naam en lidmaatschapsjaren in het verenigingsarchief voor jubilea en reünies. Zie hoofdstuk 4 voor alle bewaartermijnen.
8. Cookies
Dit platform gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het systeem:
- Sessiecookie (better-auth.session_token): houdt uw inlogsessie bij. Wordt verwijderd na uitloggen of na 30 dagen inactiviteit.
Wij gebruiken geen analytische cookies, tracking cookies of cookies van derden. Omdat wij alleen strikt noodzakelijke cookies gebruiken, is hiervoor geen toestemming vereist op grond van de AVG en de Telecommunicatiewet.
9. Delen met derden (verwerkers)
Wij verkopen uw gegevens nooit. Voor de uitvoering van onze administratie schakelen wij de volgende verwerkers in, telkens op basis van een verwerkersovereenkomst en met niet meer gegevens dan nodig:
- Hetzner (hosting, Duitsland): de servers waarop het ledenadministratiesysteem en de gegevens draaien.
- Novant (technisch beheer en doorontwikkeling, Nederland): de partij die het ledenadministratiesysteem en de leden-app ontwikkelt en technisch beheert, en daarbij voor onderhoud en ondersteuning toegang kan hebben tot persoonsgegevens.
- E-mailservice (Resend): voor het verzenden van bevestigings-, herinnerings- en factuurmails.
- Microsoft (Entra ID): voor het veilig inloggen van bestuursleden (single sign-on).
- Anthropic (AI-assistentie, Verenigde Staten): voor het automatisch verwerken van bijvoorbeeld inkomende optredensaanvragen en het classificeren van declaraties. Hierbij kan een beperkte hoeveelheid tekst (zoals de inhoud van een aanvraag) worden verwerkt. Doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Apple (pushmeldingen via APNs, Verenigde Staten): voor meldingen naar de leden-app op iPhone en iPad. Behalve het apparaat-token gaan ook de titel en de tekst van de melding via deze dienst; die kunnen een naam en een fragment van een bericht bevatten. Doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Google (pushmeldingen via Firebase Cloud Messaging, Verenigde Staten): hetzelfde voor de leden-app op Android. Doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- e-Boekhouden (boekhouding): voor de financiële administratie van facturen, contributies en declaraties.
- KNMO: bij aansluiting bij de Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie, indien van toepassing.
Daarnaast delen wij gegevens met de gemeente Rucphen voor het aanvragen en verantwoorden van subsidie: de voor- en achternaam en woonplaats van leden, en of een lid een instrument en/of uniform van de vereniging in gebruik heeft. De gemeente is geen verwerker maar voor deze verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke.
Deze opsomming wordt actueel gehouden; de meest recente versie van het verwerkingsregister is op te vragen via bestuur@stceciliazegge.nl.
10. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bestuur@stceciliazegge.nl. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.